Trong môi trường học tập lẫn công việc, khối lượng nhiệm vụ cần hoàn thành thường vượt xa quỹ thời gian sẵn có, đặc biệt đối với những người đang theo đuổi con đường trở thành nhà quản trị. Khả năng quản lý thời gian hiệu quả, vì vậy, không chỉ là một kỹ năng mềm thông thường, mà là yếu tố nền tảng quyết định năng suất làm việc và khả năng cân bằng giữa nhiều trách nhiệm cùng lúc. Đối với sinh viên Quản trị kinh doanh, việc rèn luyện kỹ năng này ngay từ khi còn đi học sẽ tạo nền tảng vững chắc cho vai trò quản lý trong tương lai.
Vì sao quản lý thời gian là kỹ năng thiết yếu đối với nhà quản trị
Người quản trị trong doanh nghiệp thường phải xử lý đồng thời nhiều nhiệm vụ, từ việc lập kế hoạch, giám sát tiến độ công việc của đội nhóm cho đến xử lý những tình huống phát sinh ngoài dự kiến. Nếu không có khả năng phân bổ thời gian hợp lý, nhà quản trị dễ rơi vào tình trạng bị cuốn theo những công việc cấp bách nhưng không thực sự quan trọng, trong khi những nhiệm vụ mang tính chiến lược dài hạn lại bị trì hoãn.
Bên cạnh hiệu quả công việc, kỹ năng quản lý thời gian tốt còn giúp giảm thiểu căng thẳng và áp lực tâm lý, những yếu tố có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng ra quyết định của người quản lý. Một nhà quản trị biết cách kiểm soát thời gian hiệu quả sẽ có nhiều không gian hơn để tư duy chiến lược, thay vì liên tục rơi vào trạng thái xử lý khủng hoảng do thiếu sự chuẩn bị từ trước.
Các nguyên tắc giúp quản lý thời gian hiệu quả
Sẽ có rất nhiều cách để quản lý thời gian hiệu quả, tuy nhiên mỗi người sẽ phù hợp với những nguyên tắc khác nhau tuỳ theo khả năng và hoàn cảnh. Dưới đây là những nguyên tắc mà bạn có thể tìm hiểu trước khi áp dụng.
Nguyên tắc Eisenhower: phân biệt quan trọng và khẩn cấp
Một trong những công cụ phân bổ thời gian hiệu quả nhất là ma trận Eisenhower, trong đó công việc được phân loại theo hai chiều: quan trọng hay không quan trọng, và khẩn cấp hay không khẩn cấp. Kết quả là bốn ô với hành động tương ứng khác nhau.
Ô đầu tiên là việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp, cần thực hiện ngay. Ô thứ hai là việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, cần lên lịch để làm, đây thực ra là ô quan trọng nhất vì chứa đựng những việc tạo ra giá trị lớn nhất trong dài hạn như học tập, phát triển chiến lược và xây dựng mối quan hệ. Ô thứ ba là việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, nên ủy thác cho người khác nếu có thể. Ô thứ tư là việc không khẩn cấp cũng không quan trọng, cần loại bỏ hoặc tối thiểu hóa.
Phần lớn người quản lý tốn quá nhiều thời gian ở ô một và ba, bị cuốn vào những vấn đề khẩn cấp liên tục và không còn thời gian cho ô hai, nơi thực sự tạo ra sự phát triển dài hạn. Nhận biết và điều chỉnh được cơ cấu thời gian này là bước quan trọng để chuyển từ quản lý phản ứng sang quản lý chủ động.
Quy tắc 80/20 trong phân bổ ưu tiên
Nguyên lý Pareto, thường được gọi là quy tắc 80/20, quan sát rằng trong hầu hết các tình huống, khoảng 20% hoạt động tạo ra khoảng 80% kết quả. Áp dụng vào quản lý thời gian, điều này có nghĩa là không phải mọi việc đều có giá trị bằng nhau, và người phân bổ thời gian khôn ngoan là người xác định được 20% hoạt động tạo ra tác động lớn nhất và dành phần lớn năng lượng tốt nhất của ngày cho những hoạt động đó.
Thực hành đơn giản để áp dụng nguyên tắc này là mỗi tối liệt kê những việc cần làm ngày hôm sau, sau đó đặt câu hỏi trong số này, nếu chỉ có thể hoàn thành một việc, việc đó là gì và sẽ tạo ra tác động lớn nhất không. Việc đó được ưu tiên làm đầu tiên khi năng lượng và sự tập trung còn ở mức cao nhất trong ngày.
Quản lý năng lượng song song với quản lý thời gian
Một góc nhìn mà nhiều người bỏ qua là thời gian và năng lượng là hai nguồn lực khác nhau cần quản lý song song. Bạn có thể có đủ thời gian nhưng nếu làm việc phức tạp khi năng lượng thấp, hiệu suất và chất lượng sẽ kém đi đáng kể. Hiểu được nhịp sinh học cá nhân, tức là mình làm việc hiệu quả nhất vào thời điểm nào trong ngày, và sắp xếp để những việc quan trọng và phức tạp nhất rơi vào khung giờ đó là bước tối ưu hóa thực sự có tác động lớn.
Ngoài ra, quản lý năng lượng bao gồm việc duy trì những thói quen nền tảng như ngủ đủ giấc, vận động thể chất đều đặn và nghỉ ngơi có ý thức giữa các khối làm việc. Những thói quen này có vẻ không liên quan đến năng suất nhưng thực ra là yếu tố nền tảng quyết định khả năng duy trì hiệu suất cao trong dài hạn.
Công cụ và kỹ thuật hỗ trợ quản lý thời gian hiệu quả
Bên cạnh nguyên tắc phân loại công việc, việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật hỗ trợ cũng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý thời gian. Những công cụ như lịch điện tử hoặc ứng dụng quản lý công việc giúp người dùng lên kế hoạch, đặt lời nhắc và theo dõi tiến độ một cách trực quan, thay vì phải ghi nhớ toàn bộ nhiệm vụ trong đầu.
Kỹ thuật chia nhỏ thời gian làm việc thành từng khoảng ngắn kèm theo thời gian nghỉ ngơi hợp lý cũng là phương pháp phổ biến giúp duy trì sự tập trung cao độ, đồng thời tránh tình trạng kiệt sức do làm việc liên tục trong thời gian dài. Việc kết hợp linh hoạt giữa các công cụ số và những kỹ thuật quản lý thời gian truyền thống sẽ giúp mỗi người tìm ra phương pháp phù hợp nhất với nhịp độ làm việc của bản thân.
Rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian cùng chương trình Cử nhân từ xa Quản trị kinh doanh Trường Đại học Hùng Vương TP.HCM
Đối với sinh viên, đặc biệt là những người vừa đi học vừa đi làm hoặc tham gia nhiều hoạt động ngoại khóa, việc quản lý thời gian hiệu quả càng trở nên quan trọng để đảm bảo không có mảng nào bị xao nhãng quá mức. Việc xây dựng một lịch trình rõ ràng, phân chia thời gian cụ thể cho từng hoạt động, từ học tập, làm việc cho đến nghỉ ngơi và giao lưu xã hội, sẽ giúp sinh viên duy trì được sự cân bằng cần thiết trong cuộc sống.
Ngoài ra, việc hạn chế những yếu tố gây xao nhãng như mạng xã hội hoặc các hoạt động giải trí không có kế hoạch cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa thời gian dành cho những nhiệm vụ có giá trị cao hơn. Đây là thói quen cần được rèn luyện dần dần, vì khả năng tự kiểm soát trước những yếu tố gây xao nhãng thường không hình thành ngay lập tức mà cần một quá trình luyện tập kiên trì.
Với hình thức học online một trăm phần trăm, chương trình Cử nhân từ xa trực tuyến ngành Quản trị kinh doanh tại Trường Đại học Hùng Vương Thành phố Hồ Chí Minh mang lại sự linh hoạt cần thiết để người học chủ động rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian ngay trong quá trình học tập. Người học có thể tự sắp xếp lịch học phù hợp với công việc và các trách nhiệm cá nhân khác, thay vì bị gò bó theo khung giờ cố định như hình thức đào tạo truyền thống.
Công nghệ học tập theo mô hình Micro Learning, chia nhỏ nội dung thành từng điểm kiến thức cụ thể kết hợp học tập, thảo luận và luyện tập, cũng góp phần rèn luyện thói quen quản lý thời gian hiệu quả cho người học, khi mỗi điểm kiến thức được thiết kế với dung lượng vừa phải, dễ dàng sắp xếp vào những khoảng thời gian trống trong ngày. Đây là cách tiếp cận giúp người học làm quen dần với việc phân bổ thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ nhỏ, thay vì phải dồn toàn bộ khối lượng kiến thức vào một khoảng thời gian ngắn.
Cùng với sự đồng hành của đội ngũ quản lý học tập trong suốt quá trình học, người học được hỗ trợ đảm bảo hoàn thành chương trình đúng tiến độ, đồng thời được nhắc nhở và định hướng để duy trì kỷ luật học tập ổn định. Sau khi hoàn thành chương trình, người học được cấp bằng Cử nhân được Bộ Giáo dục và Đào tạo công nhận, cùng với kỹ năng quản lý thời gian được rèn luyện xuyên suốt quá trình học, sẵn sàng cho vai trò quản lý trong môi trường doanh nghiệp thực tế.
Kết luận
Quản lý thời gian hiệu quả là kỹ năng nền tảng mà bất kỳ ai theo đuổi con đường trở thành nhà quản trị cũng cần rèn luyện ngay từ giai đoạn còn đi học. Từ việc sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, sử dụng công cụ hỗ trợ phù hợp cho đến việc cân bằng giữa nhiều vai trò khác nhau trong cuộc sống, mỗi phương pháp đều góp phần hình thành thói quen làm việc khoa học và hiệu quả. Đây chính là nền tảng quan trọng giúp sinh viên Quản trị kinh doanh tự tin hơn khi đảm nhận vai trò quản lý và lãnh đạo trong tương lai.